Privacyverklaring De Kruidhof
De Botanische Tuin De Kruidhof, gevestigd aan de Schoolstraat 29B 9285 NE Buitenpost is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
1. Inleiding
Technologische ontwikkelingen en organisaties die steeds meer digitaal actief zijn stellen meer eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en privacy van bezoekers. De Kruidhof is zich hiervan bewust en zorgt dat uw privacy gewaarborgd blijft. Om dit te garanderen zijn maatregelen genomen op het gebied van informatiebeveiliging. Ook willen we open zijn welke persoonsgegevens we verwerken en vragen wij alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om onze museale taken goed uit te kunnen voeren.
Voor de omgang met persoonsgegevens gelden in het bijzonder de volgende wettelijke regels:
- De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming
Deze wetgeving geeft algemene regels waar wij ons aan moet houden bij de verwerking van persoonsgegevens. Wij werken daarnaast ook volgens de richtlijnen van het privacybeleid van de Gemeente Achtkarspelen. Deze regels vormen de basis voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Binnen De Kruidhof wordt gewerkt met persoonsgegevens van bezoekers, medewerkers en samenwerkingspartners. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een persoon, zoals naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer.
In de formulieren op onze website, via het contactformulier staan de persoonsgegevens die wij van u verwerken als online een vraag stelt of uw bezoek aan ons wilt reserveren.
Wij verwerken bij De Kruidhof op verschillende manieren persoonsgegevens:
– Contactformulier op de website:
Hierbij vragen wij naar uw e-mailadres, naam en telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen en worden verwijderd zodra wij uw vraag hebben beantwoord.
– Reserveringsformulier op de website:
Bij een reservering via de website vragen wij u om uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en de datum waarop uw wilt reserveren. Wij bewaren uw gegevens tot het moment dat wij weten of de aanvraag definitief doorgaat. Als dit niet zo is verwijderen wij direct uw gegevens. Wanneer u ons bezoekt bewaren wij uw gegevens tot uiterlijk 1 jaar in een beschermd online reserveringsprogramma en in een geprinte versie in een map in een afgesloten ruimte. Deze papieren versie gaat op de dag van uw bezoek naar de medewerker bij de receptie zodat deze u goed kan ontvangen. Daarna gaat het formulier terug in de map in de afgesloten ruimte.
Online reserveringen voor workshops bewaren wij alleen digitaal gedurende maximaal 1 jaar. Op de dag van de workshop zelf wordt de deelnemerslijst geprint bij de receptie neergelegd. Na afloop van de workshop wordt deze lijst binnen een maand vernietigd.
– E-mails naar info@dekruidhof.nl.:
Afhankelijk van de aard van uw bericht (vraag of reservering) hanteren wij hetzelfde protocol als hierboven beschreven bij een bericht naar ons algemene e-mailadres.
– Lezers van onze nieuwsbrief:
Voor onze nieuwsbrief kunnen mensen zichzelf online aan- en afmelden. Wij zullen nooit zelf mensen of organisaties aan onze lijst met nieuwsbrieflezers toevoegen.
– Vrijwilligersgegevens:
De Kruidhof is voor haar bestaansrecht afhankelijk van vrijwilligers en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt die door instanties bij ons aangemeld worden. Onze vrijwilligers vullen hun gegevens in op een intakeformulier. Deze bewaren wij in een afgesloten ruimte zolang iemand vrijwilliger bij ons is. Ieder krijgt toegang tot een online programma waarin we ook de werkroosters plannen. Vrijwilligers moeten daarin minimaal hun naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer invullen. Een foto en geboortedatum toevoegen is gewenst maar niet verplicht. Vrijwilligers die een reiskostenvergoeding wensen vragen we ook hun bankrekeningnummer in te vullen, omdat alle betalingen aan vrijwilligers per bank verlopen. Vrijwilligers bepalen zelf of zij hun foto, geboortedatum en telefoonnummer beschikbaar stellen voor collega-vrijwilligers. De geboortedatum gebruiken wij voor een verjaardagskaart. Het adres gebruiken wij voor informatie die wij incidenteel per post aan de vrijwilligers versturen. Bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk wordt een exitgesprek gevoerd. In het bijbehorende exit formulier kunnen vrijwilligers invullen of we hun gegevens al dan niet mogen bewaren. Zo niet, dan worden de gegevens per direct verwijderd.
Bovenstaande staat hieronder nog eens overzichtelijk in een tabel weergegeven:
| Soort verwerking | Soort persoonsgegevens | Doel | Bewaartermijn |
| Contactformulier op de website | Naam, e-mailadres en telefoonnummer | Contact opnemen | Bewaard tot na beantwoording |
| Reserveringsformulier op de website | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Reservering regelen | 1 jaar na reservering bij doorgang reservering |
| Nieuwsbrief | E-mailadres | Nieuwsbrief versturen | Tot intrekken toestemming |
| Vrijwilligersgegevens | Naam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoon, e-mail, IBAN-nummer, contactpersoon calamiteiten | Vrijwilliger zijn | 1 jaar na het stoppen met vrijwilligerswerk of langer bij toestemming |
3. Foto’s evenementen
Personeel van De Kruidhof kan tijdens evenementen foto’s maken en deze gebruiken voor publicatie. Wij proberen zoveel mogelijk mensen niet herkenbaar in beeld te brengen en wanneer wij dat wel doen vragen wij persoonlijk toestemming aan bezoekers of begeleiders van minderjarige kinderen om een foto te mogen maken. Bezwaar maken tegen het gebruik van foto’s waarop u herkenbaar in beeld bent kan via info@dekruidhof.nl. Voor foto’s die gemaakt en geplaatst worden door anderen dan onze eigen medewerkers of vrijwilligers (bijvoorbeeld media) kan De Kruidhof niet aansprakelijk worden gehouden.
Bewaartermijn
De Kruidhof zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld.
De Kruidhof zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld.
5 Delen met derden
De Kruidhof verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien er een wettelijke grondslag is en dit nodig is. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
6. Informatiebeveiliging
Op basis van het Informatiebeveiligingsbeleid zijn maatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.
7. Uw rechten
U heeft als betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt diverse rechten, namelijk:
- Recht van inzage
- Recht op correctie
- Recht op verwijderen van gegevens
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
- Recht van bezwaar
- Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit (profilering)
U kunt u rechten uitoefenen via het volgende e-mailadres info@dekruidhof.nl. Wij beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand. Wij kunnen alleen aan uw verzoek voldoen als wij u hebben geïdentificeerd.
8. Cookies
Wij maken op onze website uitsluitend gebruik van functionele cookies om onze website goed te laten werken. Bij het bezoek aan onze website zult u eenmalig hierop geattendeerd worden en gevraagd worden deze te accepteren.
Door middel van Google Analytics meten wij het websitebezoek. Hierbij wordt het IP-adres anoniem vastgelegd. Deze gegevens worden 26 weken bewaard.
9. Wijzigen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn. Wij raden u aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
10. Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring van de Kruidhof, dan kunt u dit kenbaar maken aan de directie van De Kruidhof via info@dekruidhof.nl of (0511) 541253. (FG). De FG is bereikbaar per e-mail via FG8K@achtkarspelen.nl of via telefoonnummer 14 0511.
11. Klachten
Wij helpen u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Privacytoezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Op de website van de AP vindt u de contactinformatie en ook meer informatie over privacywetgeving.